ATLAS Ausfuhr: Notfallverfahren kurz und knapp

Voraussetzung für den Notfallbetrieb

Wegen technischer Störungen sind Sie nicht in der Lage, Nachrichten für eine ATLAS-Ausfuhranmeldung zu versenden oder zu empfangen.

Was sollten Sie zuerst prüfen, wenn Sie keine ATLAS-Nachrichten erhalten?  

• Die Ausfuhranmeldung darf nicht geöffnet sein, da sonst keine Antwortnachrichten eingelesen werden können.
• Halten Sie Rücksprache bei der Ausfuhrzollstelle, ob die Nachricht eingetroffen bzw. die Antwortnachricht versendet wurde.
• Hinweis: Wenn Sie Zugelassener Ausführer sind und keine sofortige Überlassung erhalten, könnte es sein, dass Bewilligungsauflagen greifen oder eine Überprüfung durch Ihre Ausfuhrzollstelle vorgesehen ist.
• Falls die Nachricht zollseitig nicht eingetroffen ist oder die Antwortnachricht versendet wurde, prüfen Sie auf der Seite "Störungsmeldungen", ob aktuell eine Störung vorliegt. Falls keine Störungen vorliegen, kontaktieren Sie den AEB-(XPRESS-)Support.

Entscheidung für oder gegen den Notfallbetrieb

Was tun, wenn das ATLAS-System längere Zeit (ca. > 15 min.) gestört ist? Entscheiden Sie, ob Sie die Ausfuhranmeldung wirklich dringend in dem Zeitraum der Störung benötigen (z.B. weil der Spediteur schon auf dem Hof steht).  

• Wenn nein, warten Sie, bis die ATLAS-Störung behoben ist. Für bereits versendete Nachrichten werden die zugehörigen Eingangsnachrichten automatisch eintreffen.
• Wenn ja (=sehr dringend), wechseln Sie in den Notfallbetrieb.

   

Fall A: Ihre Anwendung (ASSIST4/AES Engine/AUSFUHR||XPRESS) steht zur Verfügung

Drucken Sie das ‚Einheitspapier Ausfuhr/Sicherheit’: ASSIST4-Kunden in ASSIST4, ATC::-Kunden in der AES Engine und A||X-Kunden in AUSFUHR||XPRESS.  
Papier: Der Druck erfolgt ausschließlich auf weißem DIN A4-Papier!
Der Sonderstempel für Zugelassene Ausführer sowie der Stempel für das Notfallverfahren werden durch die Anwendung mit angedruckt.  

Fall B: Wenn Sie keinen Zugriff auf das genannte System haben, gibt es folgende Alternativen

• Zoll-Homepage: Erstellen Sie das Dokument ‚Einheitspapier Ausfuhr/Sicherheit’ auf der Zoll-Homepage (http://www.zoll.de/e0_downloads/b0_vordrucke/a0_vordruckgesamtliste/index.php), Dokument 0033025 sowie 0033026 (Warenliste der Positionen ) für die Folgeseite. Der Ausdruck erfolgt auf weißem DIN A4-Papier (Voraussetzung: Internet muss verfügbar sein.)
• Ausfüllhilfe eines Formularverlags: Erstellen Sie das Dokument ‚Einheitspapier Ausfuhr/Sicherheit’ mit einer Ausfüllhilfe, die von Formularverlagen angeboten wird. Ggf. erfolgt der Druck hier auf Formularvordrucke.
• Handelsdokument: Sie können als Zugelassener Ausführer ggf. das ‚Handelsdokument nach Artikel 288 ZK-DVO’ (z.B. Rechnung mit Zusatzangaben) nutzen, sofern dies von Ihrem HZA bewilligt wurde.
• Schreibmaschine: Erstellen Sie das Dokument mit Hilfe von Formularvordrucken auf der Schreibmaschine

Notfallverfahren Schritt für Schritt

Schritt 1: Ticketnummer vom Service-Desk

Bevor Sie das ‚Einheitspapier Ausfuhr/Sicherheit’ erstellen, benötigen Sie eine Ticket-Nummer vom Service Desk. Diese können Sie wie folgt erhalten:  

• Wenn zollseitig Wartungsarbeiten geplant sind oder Störungen entstanden sind, informiert die Zollverwaltung hierüber per Mail mit Angabe einer Master-Ticket-Nummer. Diese Mail leitet AEB unverzüglich an Sie weiter, sofern Sie im Mailverteiler der AEB aufgenommen wurden.

• Sollte es bei der AEB zu Kommunikationsproblemen mit dem Zoll oder technischen Störungen kommen, wird AEB unverzüglich eine Ticket-Nummer beim Service Desk beantragen und Sie hierüber per Mail informieren.

• Liegt die Störung in Ihrem Hause (z.B. kein Zugriff auf ASSIST4, keine Internetverbindung), müssen Sie selbst beim Service Desk des Rechenzentrums der Zollverwaltung unter Angabe Ihrer Zollnummer sowie Beginn der Störung (Datum/Uhrzeit) eine Ticket-Nummer beantragen.

 

Das Service Desk ist rund um die Uhr erreichbar:
Tel.: 0800 / 101 26 31
Telefax: 069 / 20971-584
Mail: servicedesk@zid-f.bfinv.de    

Schritt 2: Druck des Einheitspapiers "Ausfuhr/Sicherheit"

Wie kann das Einheitspapier Ausfuhr/Sicherheit aus der Anwendung heraus gedruckt werden? Eine Anleitung hierzu finden Sie in den Leitfäden:

• Für ASSIST4-Kunden: Leitfaden ‚ATLAS-Störungen bei der Ausfuhr: Was können Sie tun’ und "Ausfallkonzept für ATLAS Ausfuhr in ASSIST4 - Kurzanleitung"
• Für ATC :: Kunden (AES Engine): Leitfaden "ATLAS-Störungen managen"
• AUSFUHR||XPRESS-Kunden: Leitfaden "ATLAS-Störungen managen" und Leitfaden "ATLAS-Störungen bearbeiten" (Kurzanleitung)

Schritt 3: Übergabe des Einheitspapiers

Das Prozedere, wenn Sie das ‚Einheitspapier Ausfuhr/Sicherheit’ ggf. mit Auflistung der Warenpositionen erstellt haben, ist wie folgt:

Im Normalverfahren: Geben Sie die Exemplare 1,2 und 3 dem Fahrer mit, damit er diese bei Ihrer Ausfuhrzollstelle bei der Gestellung der Ware vorlegen kann.  

Im vereinfachten Verfahren als zugelassener Ausführer:

• Prüfen Sie, ob Bewilligungsauflagen greifen (z.B. Ausfuhr nach Indien). Falls ja, kontaktieren Sie unverzüglich Ihre Ausfuhrzollstelle, die weitere Einzelheiten bestimmt.
• Geben Sie das Exemplar 3 dem Fahrer mit, da er dieses an der Ausgangszollstelle vorlegen muss.
• Die Exemplare 1 und 2 reichen Sie innerhalb von 4 Wochen bei Ihrer Ausfuhrzollstelle ein.

Das an der Ausgangszollstelle abgestempelte Exemplar 3 dient als Nachweis für Umsatzsteuerzwecke.
Achtung: Sofern Sie parallel zu diesem Ausfuhrvorgang eine ATLAS-Ausfuhranmeldung erstellt haben, die vom Zoll mit einer MRN registriert wurde, müssen Sie hierfür einen Antrag auf Stornierung senden, damit diese Ausfuhranmeldung zollseitig auf ungültig gesetzt wird.  

Empfehlungen zur Vorbereitung: Was Sie in den kommenden Tage erledigen sollten

• Für ASSIST4-Kunden: Vergewissern Sie sich, dass in ASSIST4 das Servicepaket Juni 2009 installiert ist und dass der Dokumenttyp 'Einheitspapier Ausfuhr/Sicherheit ohne Vordrucke' (Kurzname: EPASOV) existiert. Den Dokumenttyp 'Einheitspapier Ausfuhr/Sicherheit (AES-Engine)' können Sie zur Zeit ignorieren.
• Klären Sie zur Sicherheit mit Ihrer zuständigen Ausfuhrzollstelle Ihr individuelles Vorgehen für den Fall einer Störung.
• Wenn Sie das Dokument ‚Einheitspapier Ausfuhr/Sicherheit’ aus ASSIST4, der AES Engine oder AUSFUHR||XPRESS für das Notfallverfahren nutzen werden und Sie Zugelassener Ausführer sind, müssen Sie vorab Ihrem HZA einen Musterausdruck des ‚Einheitspapiers Ausfuhr/Sicherheit’ mit Sonderstempeleindruck in Feld A übersenden. Der Sonderstempel wird nur auf Exemplar 3 angedruckt. Der für den Druck auf Blankopapier bisher benötigte Nummernkreis sowie eine Beschaffungsnummer sind weggefallen.
  Tipp: Für einen Musterausdruck erfassen Sie in Ihrer Anwendung einen Testvorgang im vereinfachten Verfahren (Anmeldeart Überführung ‚e’), aktivieren Sie im Vorgang das Notfallverfahren und drucken Sie dann das ‚Einheitspapier Ausfuhr/Sicherheit’.
• Sofern Sie für das Notfallverfahren planen, Formularvordrucke zu verwenden (z.B. um notfalls auf die Schreibmaschine ausweichen zu können) besorgen Sie diese rechtzeitig. Hierbei ist zu beachten, dass über Feld 54 der Stempel "ECS/AES Notfallverfahren" anzubringen ist. Als Zugelassener Ausführer müssen Sie die Formulare bei Ihrer Ausfuhrzollstelle vorabstempeln lassen, sofern Sie keinen eigenen Sonderstempel für Feld A besitzen.
• Spielen Sie zu Testzwecken einen Testvorgang in Ihrer Anwendung im Notfallverfahren durch und prüfen Sie auch, ob der Druck des Dokuments ‚Einheitspapier Ausfuhr/Sicherheit’ einwandfrei funktioniert.
• Stellen Sie organisatorisch sicher, dass die zuständigen Abteilungen über das Vorgehen im Notfallverfahren informiert sind und entsprechend agieren können.
• Lesen Sie bitte obige Leitfäden sorgfältig durch; Sie sollten im Falle des Notfalls in der Lage sein, das Notfallverfahren ordnungsgemäß und zeitnah zu bedienen.